Alt er samlet ét sted, men den største fordel ved BrightAnalytics er, at vi kan gå i dybden og analysere uoverensstemmelser helt ned i detaljen.

At bygge bro mellem regneark og ERP

10.000 kunder, over 250 forskellige produkter, fire enheder i to lande – det er en enorm mængde data for en økonomidirektør at styre en virksomhed med. For Truls Vad Fjeldberg, CFO hos Trainor, var det krystalklart, at et professionelt værktøj ville tilføre enorm værdi ved at gøre alle disse data tilgængelige – ikke kun fra et finansielt perspektiv, men også på et operationelt niveau. Siden da har BrightAnalytics været med til at lede virksomheden i den rigtige retning.

“Essensen af mit job handler ikke så meget om at rapportere tal, men snarere om at forstå, hvad der ligger bag dem,” begynder Truls. For nogen tid siden kontaktede han BrightAnalytics, fordi Trainor havde brug for et finansielt konsolideringsværktøj. Virksomhedsgruppen består af fire enheder i Norge og Sverige. Indtil da havde virksomheden brugt regneark til rapportering – oprindeligt udviklet af tidligere økonomidirektører og senere justeret og opdateret efter behov. “Detvar en enorm opgave at holde regnearkene opdaterede og nøjagtige,” fortsætter Truls. “Jeg ønskede en mere robust løsning, som ikke kun kunne konsolidere alle oplysninger i realtid, men også forblive uafhængig af de forskellige ERP-systemer, der bruges i vores virksomhedsgruppe. Disse omfatter forskellige platforme som Fortnox og Visma.net.”

Før Truls kom til Trainor, havde han arbejdet i en anden virksomhed med lignende udfordringer. “Den virksomhed havde enheder spredt over hele verden. Jeg var midlertidig økonomidirektør der og indledte søgningen efter et værktøj, der kunne hjælpe med konsolidering og finansiel rapportering. Vi overvejede at implementere et enkelt stort ERP-system til alle enheder. Men det viste sig at være vanskeligt, da der altid var behov for lokale tilpasninger i de forskellige lande. Så stødte jeg på BrightAnalytics, som kunne lægges oven på de forskellige ERP-systemer. For os var det den perfekte mellemvej mellem at vælge ét stort ERP-system og at stole på regneark.” Sammenlignede han BrightAnalytics med lignende løsninger hos Trainor? “Nej, vi var nødt til at handle hurtigt, og jeg havde allerede foretaget sammenligningen i min tidligere virksomhed. Jeg vidste, at det var en solid løsning, så beslutningen blev taget hurtigt.

Både fleksibel og robust

Da Trainor kort efter blev opkøbt, medførte det en yderligere udfordring med hensyn til rapportering. Fra da af var der to typer rapportering: intern ledelsesrapportering og koncernrapportering. “Heldigvis brugte vi allerede BrightAnalytics på det tidspunkt. Værktøjet giver os mulighed for at kortlægge konti fleksibelt og robust for at imødekomme begge rapporteringskrav. Desuden opererer vi med forskellige kontostrukturer i Norge og Sverige. BrightAnalytics samler alt på ét sted og giver os samtidig mulighed for at gå i dybden og analysere uoverensstemmelser i detaljer. Det gør det nemt at hente de oplysninger, vi har brug for. I modsætning til et statisk system eller et regneark, der er knyttet til et ERP-system, gør BrightAnalytics det nemt at arbejde med tallene. Det er en stor fordel for os, da vi følger flere forskellige rapporteringsstandarder. Jeg bliver nogle gange spurgt, hvorfor vi ikke valgte PowerBI. Fra tidligere erfaringer ved jeg, at dette værktøj ikke giver advarsler, når noget går galt, f.eks. når der sker en ændring i datakilden. Selv om vi potentielt kunne udføre lignende analyser, ville vi bruge betydeligt mere tid på opsætning og vedligeholdelse.

Ledelse af salg og produktudvikling

Efter en vellykket implementering af finansiel rapportering – herunder resultatopgørelse, balance, budgettering, prognoser og pengestrømsanalyse – begyndte Trainor i stigende grad at bruge softwaren til analytiske formål. Det omfattede indsigt på produkt-, kundesegment- og leverandørniveau. Truls forklarer: “Vi har omkring 10.000 kunder og cirka 250 forskellige produkter. En vigtig opgave for os er at analysere, hvem der køber hvad. Det er en stor udfordring at håndtere data i så stor en skala. At have et værktøj, der giver os denne indsigt, er afgørende for at forstå vores forretning. BrightAnalytics hjælper os med at gøre det bedre end før. De tal, vi trækker ud af BrightAnalytics, guider vores salgsafdeling og produktudvikling og informerer vores diskussioner med leverandører. Det betyder, at vi ikke kun bruger softwaren til finansiel rapportering, men også til at styre virksomheden.”

Hos Trainor har alle ledelsesniveauer adgang til systemet, om end med forskellige adgangsrettigheder. “COO’en bruger det på et operationelt niveau, og salgsafdelingen kan udtrække de data, der er relevante for dem. Den administrerende direktør har til gengæld et klart overblik over virksomhedens økonomiske resultater uden at skulle sende en e-mail. Muligheden for at indstille individuelle adgangsrettigheder er en stor fordel: Det sikrer, at ikke alle ser alt, og gør også systemet lettere at bruge. Brugerne bliver ikke overvældet af unødvendig information. Det er en af grundene til, at værktøjet er tilgængeligt for ikke-finansielle profiler – noget, der ikke ville være tilfældet med et standard ERP-system.”

Endelig er Truls også meget positiv over for samarbejdet med BrightAnalytics. “De udfordrer mig til at tænke på nye muligheder, og til gengæld udfordrer jeg dem til at forfine systemet yderligere. De er hurtige til at reagere på disse anmodninger. Og når der har været et problem med systemet, er det altid blevet løst meget hurtigt. Fremragende kundeservice,” konkluderer han.