"Vi var ikke bare endnu et salg for BrightAnalytics. Teamet viser deres engagement og sikrer, at vi bruger værktøjet effektivt."

-Eva-Karin Byström, økonomidirektør
"Det lykkedes mig overraskende hurtigt at sætte balancen og P&L-kortlægningen op og etablere en struktur. Jeg forstod næsten med det samme, hvordan jeg skulle bruge BrightAnalytics til at give vores CEO og COO nøjagtige økonomiske analyser på månedsbasis. "
- Eva-Karin Byström, økonomidirektør

Connectors in use

Modules in use

Super tilfreds med system og support

Hvad gør man som økonomimedarbejder, når ens virksomhed pludselig går ind i en fase med accelereret vækst, og der er behov for mere effektivitet, lethed og hastighed i den finansielle rapportering? Det skete for den svenske virksomhed Helio, som tilbyder co-working spaces forskellige steder i Sverige. I dag er det ikke kun økonomidirektør Eva-Karin Byström, der bruger BrightAnalytics dagligt, men også alle ledere af Helios 12 kontorfællesskaber arbejder med værktøjet. Og det betaler sig.

Da COVID-19-pandemien brød ud, tog væksten i den svenske virksomhed Helio pludselig fart. Der opstod mange muligheder for at åbne nye lokationer, hvilket førte til, at virksomheden udvidede fra seks kontorfællesskaber i 2020 til tolv i 2022, med elleve i Stockholm og et i Malmø. “Det skabte et behov for at gennemføre flere og dybere økonomiske analyser for vores koncern og de underliggende virksomheder,” siger Eva-Karin Byström, som på det tidspunkt endnu ikke var økonomidirektør i virksomheden. “Indtil da brugte vi vores regnskabsprogram til finansiel rapportering og arbejdede derefter med manuelt opdaterede Excel-ark. Det var et enormt arbejde at træffe beslutninger på baggrund af tallene, og det skulle ændres.”

Glidende overgang

Helio sammenlignede forskellige løsninger og endte med at vælge BrightAnalytics. “Vores hovedmål var at finde et værktøj, der kunne bruges af alle på forskellige niveauer, fra økonomidirektøren til de lokale ledere på alle vores lokationer,” fortsætter Eva-Karin. “Vores eksterne revisionsfirma foreslog at udforske BrightAnalytics. De havde stiftet bekendtskab med det gennem en anden kunde og kendte derfor platformen og dens miljø. For os var det vigtigt, at overgangen fra vores gamle måde at arbejde på til den nye løsning ville gå gnidningsfrit. Da vores revisionsfirma forsikrede os om, at det helt sikkert ville kunne lade sig gøre med BrightAnalytics, gjorde det vores beslutning let.”

Beslutningen om at samarbejde med BrightAnalytics blev truffet, før Eva-Karin selv tiltrådte som økonomidirektør. Det lægger dog ingen dæmper på hendes entusiasme: Softwaren er åben på hendes computer hver dag. “Det var et nyt system for mig, og jeg var lidt bekymret, da jeg startede, for det ville tage noget tid at vænne sig til det,” siger hun. Oplevelsen med BrightAnalytics viste sig at være helt anderledes. Efter min forgængers afgang havde der været en midlertidig økonomidirektør, som ikke kunne gøre implementeringen af BrightAnalytics til en topprioritet. En af mine første opgaver var at lave en kortlægning af balancen og resultatopgørelsen og sætte en struktur op. Det lykkedes mig at gøre det overraskende hurtigt, og implementeringen gik gnidningsfrit.  “Jeg forstod næsten med det samme, hvordan jeg kunne bruge BrightAnalytics til at give vores CEO og COO præcise finansielle analyser hver måned.”

Fra budget til daglig overvågning

På nuværende tidspunkt bruger hun primært BrightAnalytics til finansiel rapportering og månedsafslutning: “Jeg bruger det dagligt til at styre fremskridt, sammenligne med budgettet og tidligere perioder og til at spore både indtægter og udgifter. Men vi bruger også værktøjet til at udarbejde budgettet. Fordelen er, at dette system giver os mulighed for hurtigt og nemt at få et overblik over alle virksomhederne. Det er ikke nogen lille bedrift, når man har i alt 14 virksomheder i en koncern. Jeg kan ikke konstant overvåge hver enkelt virksomhed. Takket være denne software kan jeg vælge enten at dykke dybt ned i tallene for en enkelt virksomhed eller at se den overordnede situation på koncernniveau.”

Intercompany-transaktioner var den mest udfordrende del at sætte op for mig. Men efter at jeg kontaktede BrightAnalytics hjalp de mig med at forstå og styre softwaren, så jeg fik styr på vores resultatopgørelse. ”De reagerer meget hurtigt, hvis der er et problem” siger Eva-Karin. “De får mig til at føle mig vigtig som kunde, og det er meget rart. De lytter også virkelig til, hvad jeg har brug for, og er meget løsningsorienterede. Det giver dem mulighed for at vokse sammen med os. I takt med at vi udvikler os som virksomhed, begynder vi nu at tilføje flere apps: f.eks. Controlling-appen, Cash forecasting og Customers & Suppliers.”

Træf underbyggede beslutninger

Lederne på de forskellige lokationer bruger BrightAnalytics aktivt. “De er ansvarlige for den daglige drift af deres lokation, økonomisk overvågning og personaleledelse. Vi mødes med dem hver måned til dette formål. Under disse møder præsenterer de resultaterne i BrightAnalytics og sammenligner dem med budgettet. De kan også følge indtægtsudviklingen, faktureringen og sikre, at alle udgifter er bogført. Det er et vigtigt værktøj for dem, fordi de er ansvarlige for deres budget og resultater. De fortæller mig altid, at BrightAnalytics er nemt at bruge, og det er afgørende, ellers ville de ikke bruge det,” tilføjer Eva-Karin.

Anbefalet

Endelig nævner hun, at det er meget nemt at tilføje ekstra kontorfællesskaber til Helio-gruppen med hensyn til rapportering. “Siden vi begyndte at arbejde sammen, har vi tilføjet omkring tre virksomheder. Det er nok at sende en e-mail til BrightAnalytics’ support-team for at informere dem om, at vi tilføjer en ny virksomhed, og hvornår vi gerne vil have den med i rapporteringen. Efter BrightAnalytics’ implementering skal jeg blot opsætte ‘mappingen’ for resultatopgørelsen og balancen og derefter kopiere ‘mappingen’. “Det er utroligt nemt.”

Eva-Karin anbefaler ofte softwaren til andre økonomidirektører, som er på udkig efter et rapporteringsværktøj. “BrightAnalytics støtter mig i mit daglige arbejde. Der findes mange andre systemer til økonomi og rapportering på markedet, men jeg anbefaler altid Bright Analytics.Vi er meget tilfredse, både med systemet og supporten bag det. Vi er ikke bare endnu et ‘salg’ for dem. Teamet viser, at de er engagerede, og at de ønsker, at vi har succes med at bruge platformen.”

flower logo e1714462652282

Fordelene ved BrightAnalytics ifølge Helio:

  • Nem implementering
  • Fremragende støtte
  • Tilgængelig for CFO og ledelse
  • Skalerer med virksomheden

Spekulerer du på, hvad BrightAnalytics kan gøre for dig?

logo embedded logic 1

Om Helio

Kald dem ikke bare kontorfællesskaber; Helios 12 lokationer i Stockholm og Malmø tilbyder meget mere. Med både delte og private kontorer, veludstyrede mødelokaler og en bred vifte af ekstra tjenester som restauranter, et fitnesscenter og endda yogaklasser brander denne tjenesteudbyder sig med rette som en fuldserviceudbyder. Deres mission er at skabe levende rum, hvor fagfolk fra forskellige sektorer nyder at komme hver dag. Bag kulisserne overvåger økonomidirektør Eva-Karin Byström gruppens økonomiske resultater takket være BrightAnalytics.