Vi kan nu selv overvåge tallene og vores KPI'er næsten dagligt.

Arbejde mere selvstændigt, effektivt og proaktivt med tallene

Indtil for nylig havde det innovative BM Engineering fra Kortrijk kun indsigt i de aktuelle tal én gang hvert kvartal: En ekstern bogholder konsoliderede og filtrerede de interne transaktioner fra syv bogføringssystemer. For en virksomhed i vækst kunne det være meget mere dynamisk, så de valgte BrightAnalytics, som blev forbundet med deres SAAS-miljø Yuki.

Vores virksomhed er – bl.a. på grund af tidligere opkøb – spredt over en række selskaber med et holdingselskab over dem,” begynder administrerende direktør og grundlægger Jan Leye. “Som følge heraf har vi syv regnskabssystemer, som vi overførte til Yuki for ca. to år siden. Vi ønsker at konsolidere alle disse tal, og vi skal kunne filtrere transaktioner mellem selskaberne fra. Vores eksterne revisor plejede at gøre dette for os en gang hvert kvartal, men vi havde ikke tal i realtid.”

Derudover foretog BM Engineering også en række KPI-beregninger, hvortil der blev eksporteret data fra forskellige programmer til Excel for at overvåge resultaterne i virksomhedens forskellige afdelinger. “Vi var også nødt til at gøre det manuelt,” fortsætter kontorchef Caroline Claeren, “hvilket tog meget tid. Som følge heraf var vi ikke i stand til at udarbejde KPI-rapporterne oftere end en gang om kvartalet. Dette måtte ændres.”

Med ambitionen om at kunne skabe mere uafhængig, effektiv og proaktiv indsigt, søgte BM Engineering efter en løsning. “Vi kontaktede BrightAnalytics og en anden leverandør, men besluttede os ret hurtigt for BrightAnalytics. Det havde at gøre med deres online-demo, som var meget overbevisende. Vi kunne også godt lide det faktum, at de allerede havde forbindelser til Yuki. Det faktum, at de ligesom os er baseret i Vestflandern, var en ekstra bonus for os,” siger Jan.

Fra demo til implementering: fokus på kundetilfredshed

I mellemtiden har BrightAnalytics været i drift hos BM Engineering i et år, og både Jan og Caroline er meget begejstrede. “Caroline sikrede egenhændigt en vellykket implementering af systemet,” siger Jan. “Hos BrightAnalytics har vi en meget kompetent kontaktperson, som har hjulpet os på vej. Du kan mærke, at denne virksomhed lægger vægt på kundetilfredshed. Fra demoen om underskrivelsen af kontrakten og hele processen med at importere de historiske data til at udfylde vores spørgsmål. På utrolig kort tid blev BrightAnalytics implementeret og fungerede. Hvis der indimellem opstår et problem – hvilket selvfølgelig kan ske – bliver det altid løst meget hurtigt.”

“Jeg føler, at der er en ung gruppe mennesker, der er klar til at hjælpe,” er Caroline enig. “Når jeg ringer, vil de altid hjælpe med det samme. I dag har vi ikke så ofte brug for dem, fordi systemet ikke så let går ned. Vi kontakter dem kun, når vi ønsker at starte noget nyt.”

Selv virksomhedens eksterne revisor var forbløffet over, hvor hurtigt platformen var klar til at køre. I dag bruger han BrightAnalytics til BM Engineering, og det sparer ham en del arbejde. “Desuden kan vi nu overvåge tallene og vores KPI’er næsten dagligt,” tilføjer Caroline. “En dag efter at fakturaerne er blevet uploadet til Yuki, har vi allerede indsigt i de aktuelle tal, hvor der før var en forsinkelse på tre måneder. Og det med meget mindre manuelt arbejde.”

Ikke mere diskussion om tallene

Da alle afdelingsledere har fået adgang til BrightAnalytics, er der desuden færre tvetydigheder om tallene, viser det sig, at der er færre tvetydigheder. “Partnerne kan se deres tal for måneden og kan også klikke sig videre til fakturaniveauet, hvis de er i tvivl. Det øger den interne gennemsigtighed”, siger Jan. “Alle ved, hvordan flowet fungerer: dataene går fra vores ERP-pakke Team Leader Orbit til Yuki og derfra videre til BrightAnalytics. Der stilles ikke længere spørgsmålstegn ved det, hvilket tidligere var tilfældet, fordi det involverede en masse manuelt arbejde, hvilket gav anledning til en masse ekstra kontroller.”

BrightAnalytics gjorde det også muligt for BM Engineering at budgettere. “Det gjorde vi ikke før for nylig, fordi vi ikke havde redskaberne til at kontrollere budgetterne. I dag er det helt muligt i BrightAnalytics. Det er det, jeg godt kan lide ved denne software: Der er intet slutpunkt. Der er stadig muligheder ud over dem, vi allerede bruger. Jeg tror, at vi vil tale med BrightAnalytics næste år for at se, hvordan vi kan bruge endnu flere funktioner, f.eks. inden for likviditetsstyring og driftsrapportering. Det er sådan, vi bliver ved med at vokse, og BrightAnalytics vokser med os.”