Vores Excel-rapportering blev mere og mere forvirrende og kompliceret. Det blev uholdbart.

-Caroline Vergotte, finansdirektør
"Det, der straks faldt i øjnene ved BrightAnalytics, var, at det var en meget visuel og grafisk stærk løsning."
- Caroline Vergotte, finansdirektør

Modules in use

Altid et direkte konsolideret resultat

Når du ikke kun opererer internationalt, men også har fire selskaber i fire lande, bliver det ikke nemmere at lave regnskaber og rapporter. Vincent Logistics stod også over for denne udfordring. Da virksomhedens rapporteringsbehov oversteg deres Excel-grænse, skiftede de til BrightAnalytics. I dag kan de med et enkelt klik på musen fremkalde de seneste konsoliderede tal. Og det fra fire regnskabspakker og på tre niveauer.

“Vincent Logistics er en logistik- og transportvirksomhed med enheder i Belgien, Luxembourg, Holland og Slovakiet,” begynder Caroline Vergotte. Sammen med sin mand driver hun Vincent Logistics. “Vi ønsker at kunne følge vores virksomheders resultater. Men det er alt andet end enkelt: Ikke alene arbejder vi med data fra fire forskellige regnskabspakker, men hvert land har også sin egen regnskabslovgivning. Desuden vil vi gerne kunne filtrere transaktioner mellem selskaberne ud af dataene på en nem måde.”

Indtil for nylig arbejdede Vincent Logistics med Excel til dette formål. “Vores rapportering blev imidlertid mere og mere forvirrende og kompliceret med parametre fra alle retninger og ekstremt følsomme og komplekse formler. Dette var ved at blive uholdbart. Transaktioner mellem selskaberne skulle også udtrækkes manuelt fra tallene, hvilket ikke altid fungerede. Der var således ikke noget fuldstændigt og korrekt konsolideret resultat. Det betød, at vi altid skulle fortolke tallene omhyggeligt og aldrig kunne stole 100 % på dem.

Skræddersyet automatisk omkostningsfordeling

Vincent Logistics ledte efter et værktøj, der kunne hjælpe. Det var virksomhedens bank, der på et tidspunkt rådede dem til at sætte sig ned med BrightAnalytics. “På det tidspunkt havde jeg allerede kigget på en række mulige værktøjer, men havde endnu ikke fundet den rigtige løsning til vores virksomhed,” siger Caroline. “Enten var de for store og derfor for dyre for os som SMV’er, eller også kunne de ikke imødekomme vores anmodning om direkte konsolidering. Efter at have sat os ned med BrightAnalytics og set en demo af værktøjet fandt vi det, vi søgte.”

Revisor Christine Bronckart slutter sig til hende: “Det, der straks slog os, var, at det var en meget visuel og grafisk stærk løsning. Vi var også i stand til at konfigurere BrightAnalytics efter vores behov. Vi bruger tre analyseniveauer i vores regnskaber: Vi ønsker at kunne analysere data på grundlag af vores flåde, transportkategorier og brændstoffer. Vores rapportering skulle være på linje med det, vi hidtil havde gjort i Excel, men nemmere, hurtigere og fejlfri. BrightAnalytics inkorporerede i sidste ende vores resultatopgørelse fra Excel i værktøjet. Herunder en tilpasset automatisk omkostningstildeling for omkostninger, der ikke kan tildeles en rubrik.”

Definer dine egne yderligere forhold

For it-projektleder Christoph Mennicken, som var ansvarlig for den forberedende analyse og kortlægning, er BrightAnalytics’ brugervenlighed også en af de vigtigste faktorer. “Værktøjet er meget intuitivt. Desuden kan vi klikke os ned til den mindste detalje. Selv helt ned til den scannede faktura! Det er hurtigt og nemt at sammenligne budgettallene med de faktiske resultater. Og vi kan udelukke intercompany-fakturaer med et enkelt klik. Kommentarfunktionen sikrer, at bogholderne kan forklare markante tal i den månedlige rapportering til ledelsen. Praktisk!”

Han mener også, at det er et vigtigt aktiv, at han – efter et halvdags kursus hos BrightAnalytics – selv kan definere og oprette yderligere nøgletal, som virksomheden ønsker at overvåge. “Det sikrer, at vi kan overvåge de mest relevante spørgsmål for vores virksomhed. Covid-19 giver os f.eks. mulighed for at være mere opmærksomme på visse parametre end normalt. Det er meget nemt at se dem på skærmen uden at skulle bruge en ekstern programmør. Og BrightAnalytics hjælper os med spørgsmål eller problemer. De er hurtige til at reagere, meget dynamiske og har indtil videre altid fundet en løsning. Det er et vellykket partnerskab!

Caroline Vergottes (CFO) tip til alle, der overvejer at gennemføre et lignende projekt:

“Forbered dig godt, hvis du vil indføre et rapporteringsværktøj: Hvad vil du gerne have ud af værktøjet? Hvordan får du oplysningerne fra forskellige regnskabspakker ind i værktøjet? Og hvordan opbygger du din rapportering på en konsekvent og logisk måde? Det tager tid. Arbejd ikke hurtigt, men grundigt. BrightAnalytics vil derefter være i stand til at tilpasse sig hurtigt, og din løsning vil være klar til at køre på ingen tid.

Flower logo

De fordele ved BrightAnalytics ifølge Vincent Logistics:

  • Erg visuel og grafisk stærk
  • Ansvarlig for virksomhedens behov
  • Uiterst intuiïtief
  • Doorklikken tot in het kleinste detail
  • Handige commentaarfunctie om cijfers toe te lichten
  • Ingen ekstern programmør er nødvendig for vedkomende forhold

Benieuwd hvad BrightAnalytics kan betyde for dig?