Gevinsten er enorm: ikke kun i form af effektivitet, men også i form af tidsinvestering.

20 kontorer, et flag, et værktøj

Go4Jobs er et vikar- og udvælgelsesbureau, som er organiseret lidt anderledes end sine kolleger. Virksomhedens 20 lokale kontorer drives af uafhængige vikarbureauer. De bestemmer til en vis grad selv deres egen kurs, men i det holdingselskabs navn, som de tilhører. Og det kræver naturligvis et godt overvågnings- og rapporteringsværktøj.

“Nogle gange kalder jeg vores paraplyvirksomhed for moderskibet, og vores vikarbureauer for speedbåde omkring moderskibet,” begynder Jan De Block, Finance & Process Director. “De sejler med moderskibet, men kan til en vis grad bestemme deres egen kurs. Med andre ord: de udnytter hver især en del af Flandern og kan tilrettelægge deres handelspolitik lokalt.” Dette har ikke kun vist sig at være mere økonomisk interessant for vikarbureauerne, men sikrer også, at de er mere involveret i Go4Jobs og binder sig til virksomheden i længere tid.” Det giver sig igen udslag i stabilitet over for vores kunder, hvilket er en stor merværdi i vores branche,” siger Jan.

Enorme tidsbesparelser

Men hvis alle Go4Jobs’ skibe sejler under samme flag, skal der naturligvis være samhørighed. Hvordan gør de det? “I vores servicecenter koordinerer vi alt, hvad der har med IT, lovgivning, regnskab, marketing, HR og økonomi at gøre. Det indebærer en masse overvågning og rapportering. Førhen gjorde vi det med Excel, men hvis der var en fejl i én celle, var hele arket forkert med alle konsekvenser. Derfor valgte vi for halvandet år siden det automatiserede BrightAnalytics-system. Hvis man justerer én parameter, så justerer hele systemet sig selv. Fordelen er enorm: ikke kun med hensyn til effektivitet, men også med hensyn til tidsinvestering.”

Mere tillid

I dag følger holdingselskabet og vikarbureauerne ikke kun de finansielle tal i BrightAnalytics, men også en række relevante driftsparametre, som værktøjet uddrager fra ERP-systemet. “Tænk f.eks. på omsætningen pr. kunde, antallet af nye registreringer eller kontrakter, … Uanset hvad vi ønsker at se, er der altid en måde at få det vist på skærmen. Dataene er tilgængelige for alle, men vi bestemmer hver især selv, hvad vi gør med dem.”

Og dette aktiv anvendes klart af vikarbureauerne, hvor værktøjet er blevet fuldt ud etableret, ifølge Jan. “Jeg har bemærket det i antallet af spørgsmål, jeg får, efter at månedens tal er sendt ud. Desuden kan jeg se, at de begynder at kigge i dybden. Hvis et vikarbureau f.eks. ønsker at vide, hvem der er de fem vigtigste vikarer hos en kunde, eller hvor mange kandidater der er til en ledig stilling, så er det helt muligt. Det er et fuldstændig gennemsigtigt system: De kan se alt om deres virksomhed. Det styrker til gengæld tilliden mellem moderskibet og de lokale kontorer.”

Indsigt for aktionærer

Ud over at værktøjet også bruges til at overvåge alle udestående og udløbne fakturaer og til at drøfte disse mellem servicecentret og vikarbureauerne, har Go4Jobs oprettet et paraplyark i BrightAnalytics, der kortlægger hele ydelsen.

“Det drejer sig om et overblik for vikarerne, hvor de kan se, hvor vi står som virksomhed. Hvor mange vikarer arbejder i alt hos os? Hvor mange ledige stillinger og kunder er der? Og hvad er budgettet for bureauerne? På den måde kan vikarvirksomhederne se, hvor de befinder sig i denne armada af speedbåde, og de kan vurdere, om de klarer sig godt. Men det er også praktisk at lave en oversigt til vores aktionærer – som føler sig meget involveret i Go4Jobs – der samler de relevante tal på et øjeblik.”