BrightAnalytics viste sig ikke kun at kunne oprette en perfekt forbindelse til Exact Online, men de leverede også inden for en måned.

Hurtig, men kontrolleret vækst for Bavet

For det Gent-baserede Bavet – som i øjeblikket har 17 spaghetti-restauranter og snart åbner sin 18. restaurant i Oostende – er der ingen grænser for vækst. Men på en kontrolleret måde, tak. Og det var dette ønske, der fik Bavet til at indgå et partnerskab med BrightAnalytics i slutningen af 2019.

“Vi ønsker at få indsigt i, hvordan alle vores restauranter klarer sig,” begynder Finance Manager Céline De Paepe. “Det er virkelig vigtigt for os at vide, hvilke steder vi er bedst, og hvilke steder der klarer sig lidt dårligere, så vi kan gribe hurtigt ind, hvis det er nødvendigt. Vi ønsker at lægge de forskellige lokationer side om side for at sammenligne de økonomiske tal. Vores regnskabspakke Exact Online gav os ikke mulighed for at gøre det. Den viser mig én stor bunke data, og jeg skal køre tabeller, vælge data osv. før jeg kan komme frem til en konklusion. Så længe vi havde et begrænset antal steder, fungerede det: Vi foretog downloads fra regnskabsprogrammet og udarbejdede en Excel-beretning manuelt via omkostningscentret. Men når man først har 17 steder, er det ikke længere håndterbart.”

Indblik i aktuelle tal til enhver tid

Bavet var på jagt efter et værktøj, som ikke længere ville kræve, at de skulle operere statisk. “Vi ledte efter en løsning, der kunne opdatere nye oplysninger fra regnskabsprogrammet på daglig basis,” siger Céline. “Leveringshastigheden spillede også en rolle for os. BrightAnalytics viste sig ikke kun at kunne forbinde sig perfekt med Exact Online, men de formåede også at levere inden for en måned.”

Siden da er tallene fra vores regnskabsprogram blevet opdateret hver aften i BrightAnalytics. At have indsigt i tallene i realtid er et stort skridt fremad ifølge Céline. “Desuden kan jeg klikke på en knap for at foretage en manuel overførsel af data i løbet af dagen. F.eks. når jeg lige har foretaget en eller flere store eller vigtige bestillinger. Så kan jeg straks se effekten i rapporteringen. I dag er det blevet meget nemt at opdage smertepunkter og træffe superhurtige foranstaltninger.”

Desuden giver det faktum, at der sendes en automatisk e-mail hver aften, hvis en bestemt kortlægning ikke kører korrekt, hende ro i sindet, fordi hun kan stole på tallene. “Vi er i fuld vækst og åbner mange nye steder,” siger hun. “Det sker nogle gange, at vi pludselig tilføjer en konto til vores regnskabssystem, men jeg glemmer at registrere den i BrightAnalytics. Den e-mail om aftenen er en ekstra sikkerhed for mig.”

nøje overvågning af restauranter

Måden, hvorpå dashboardet præsenteres og opbygges, er fuldt ud tilpasset spaghettispecialistens behov. “Vi var i stand til at tilpasse strukturen fuldt ud til vores behov. Vi ser flere linjer med f.eks. udgifter til mad eller drikkevarerog billedet ikke forstyrres af linjer, som ikke gælder for os, men som kan gælde for andre virksomheder. Det gør det meget nemt at arbejde med BrightAnalytics. Fordi der kun er et begrænset antal filtre – virksomhed, omkostningscenter, måned… – fungerer systemet meget intuitivt.”

Tallene gennemgås hver måned med den operationelle ledelse, som også har fået adgang til BrightAnalytics. På baggrund heraf gennemfører operationer også interviews med restauranterne. “Fra min stilling er det praktisk, at jeg kan følge op på vores junior revisor,” siger Céline. “Har hun bestilt husleje eller gas og elektricitet for alle steder? På den måde kan jeg hurtigt kontrollere – f.eks. i forbindelse med en momsrevision – at tallene er korrekte, og at alt faktisk er blevet registreret. Jeg vælger min lokation som omkostningssted, angiver en bestemt måned, og så vises alle lokationer side om side med de forskellige indtægter og omkostninger. Eller jeg sammenligner en lokalitets resultater over flere måneder, f.eks. for at få indsigt i vedligeholdelsesomkostningerne.”

Siden sidst har Céline også benyttet sig af muligheden for at indsætte kommentarer i rapporteringen. “Når jeg gennemgår tallene og ser, at f.eks. vedligeholdelsesomkostningerne for et bestemt sted er højere end normalt, kan jeg finde ud af hvorfor og forklare det i en kommentar. På den måde kan driften straks se, hvor tallet kommer fra. På den måde undgår man dobbeltarbejde med undersøgelser og spørgsmål.”

Altid på banen

Endelig behøver Bavet takket være BrightAnalytics ikke at vente, til måneden er afsluttet, for at få en idé om det forventede resultat for den pågældende måned, tilføjer Céline. “Det er ikke alle fakturaer, der bogføres i begyndelsen af en ny måned, men ved at kombinere de bogførte data i BrightAnalytics med f.eks. lønningsdata kan vi forudsige de omtrentlige månedlige tal kort efter månedens udgang. Det giver os mulighed for at være proaktive og meget kort på bolden.“