Software sælges ofte som plug and play. Hos BrightAnalytics er det faktisk sådan her.

Enorme tidsbesparelser og effektivitetsgevinster for Sportoase

Siden Sportoase har brugt BrightAnalytics til deres finansielle rapportering, har de kun vundet i tid og effektivitet. Uanset om det drejer sig om månedlig rapportering, likviditetsanalyser, prognoser eller udarbejdelse af forskellige budgetscenarier via corona-situationen: I dag har bestyrelsen og den operationelle ledelse styr på tallene.

“Sportoase er en del af Group Van Roey,” begynder controller Jonah Van Opstal. “Group Sportoase tager sig af udviklingen af nye anlæg samt den globale ledelse af datterselskaberne. Den finansielle opfølgning og rapportering varetages dog af Group Van Roey.” De bruger Navision til at koordinere regnskaberne for hvert enkelt Sportoase-selskab, men indtil for nylig havde de ikke et enkelt program til at skabe et samlet overblik for hele koncernen. “Vi brugte Excel til at generere data for alle stederne sammen,” siger Jonah. “Efter at vi havde eksporteret dataene pr. sted, lagde vi alt sammen for at få et konsolideret tal. Det var naturligvis meget besværligt.”

Plug and play

Gennem KBC kom virksomheden til BrightAnalytics. “Da vi fik en kort demo, bemærkede vi straks, hvor intuitivt programmet var,” fortsætter Jonah. “Alt var indlysende, og man behøvede ikke at være en teknisk specialist for at komme i gang med det. Desuden var de oplysninger, som vi ønskede at kunne udtrække af tallene, allerede tilgængelige. Da vi har en BI-specialist internt, havde vi allerede overvejet at lave vores egne rapporter. Men med BrightAnalytics var alle vores behov allerede opfyldt. Så valget var hurtigt truffet.”

Halvanden måned efter at dataene var blevet samlet, og Group Van Roey havde modtaget en kort uddannelse, arbejdede de allerede aktivt med BrightAnalytics. “Som det ofte er tilfældet med software, blev det solgt til os som værende “plug & play”. Det er så altid uvist, om det rent faktisk bliver efterlevet i praksis. Men hos BrightAnalytics var det virkelig tilfældet. Desuden kunne vi regne med en fremragende service. Efter implementeringen fik vi at vide, at vi nu kunne kontakte supportteamet med vores spørgsmål. På det tidspunkt spekulerede jeg på, om vi ville blive hjulpet lige så hurtigt som før. Men også i den henseende har vi kun rosende ord: Et spørgsmål bliver altid besvaret inden for 24 timer.”

Tilpasning af budgetterne afhængigt af pandemien

I dag foregår både den finansielle og operationelle rapportering for Sportoase via platformen. “Den største fordel for os er, at vi nu har konsoliderede data for alle selskaberne, hvilket gør det lettere at sammenligne. Før skulle vi f.eks. slå vandomkostningerne op én for én, men nu ligger de alle sammen ved siden af hinanden med et enkelt tryk på en knap. Og selvdefinerede KPI’er viser med et enkelt blik, hvordan en virksomhed klarer sig.”

Sportoase rapporterer tallene på to niveauer: på den ene side til den operationelle ledelse på de enkelte steder og på den anden side til bestyrelsen. “BrightAnalytics er noget, vi i første omgang begyndte at bruge til bestyrelsen. Vores finansdirektør bruger nu selv platformen, f.eks. til et bestyrelsesmøde, fordi den giver hende hurtig adgang til alle tilgængelige data. Faktisk er det den eneste kilde, hun konsulterer længere.”

Herefter fik de operationelle ledere også adgang. “Når vi afslutter måneden, kan de selv se på deres tal, sammenligne dem med budgettet og søge forklaringer, hvis det er nødvendigt. Desuden kan de se tallene ud fra forskellige analytiske dimensioner: pr. sted eller pr. afdeling (f.eks. svømmehal, fitnessafdeling osv.). Dette er interessant information for en leder. Tidligere kunne dette kun gøres ad omveje og på en kompliceret måde, i dag har vi hurtigt et analytisk resultat. Et anlæg, der lige er åbnet, kan også filtrere alle omkostninger, der stadig er relateret til opførelsen, fra og kun lade de rene driftsomkostninger stå tilbage.”

I dag bruger den operationelle ledelse også BrightAnalytics til at budgettere. “Tidligere skulle de bruge vores regnskabspakke til det. BrightAnalytics er imidlertid mere brugervenligt, hvilket sænker tærsklen for at søge oplysninger. Det er også meget nemt at oprette forskellige scenarier for budgetter. Dette har allerede vist sig at være meget nyttigt i kølvandet på corona-situationen. Vi arbejder i en meget skiftende kontekst: Hvis vi først udarbejder et budget baseret på 12 måneders normal drift, men det efterfølgende i et høringsudvalg besluttes, at den rekreative del af svømmebassinerne skal lukkes, kan vi meget enkelt lave en ny version af budgettet.”

Cash flow-analyse og resultatprognose

Derudover bruger Jonah også BrightAnalytics til at levere pengestrømsanalyser til Sportoase. “Det er der ofte behov for at foretage virksomhedsvurderinger, f.eks. ved årets udgang. Men bankerne lægger også stor vægt på likviditetsanalyser. Før måtte vi igen nøjes med Excel, hvor vi kopierede alting manuelt. Det er nu ikke længere et problem. En anden merværdi for os er, at BrightAnalytics giver dig mulighed for selv at vælge, hvordan du ønsker at præsentere din resultatopgørelse. Vi har valgt en resultatopgørelse, der giver ledelsen større indsigt i tallene ved at fremhæve visse omkostningssteder, som vi ved er meget vigtige for dem. Tænk f.eks. på lærere, vikarer, forsyningsselskaber … Endelig kan vi også lave en prognose på resultatopgørelsens niveau. De faktiske tal suppleres så med en prognose for de resterende måneder, hvilket giver os et overblik over, hvor vi ender ved årets udgang. Dette er afgørende i dag, da vi opererer i en sektor, der er hårdt ramt af foranstaltningerne, og bankerne vil vide, om vi vil være i stand til at opfylde vores finansieringsforpligtelser.”