"Når du arbejder internationalt med forskellige valutaer og regnskabspakker, har du brug for en platform, der kan integrere alt dette. BrightAnalytics gør det for os."

Multivalutaindsigt: nemt og overskueligt

Hvad gør du, når din virksomheds forskellige administrationer ikke kun er i forskellige lande, men også bruger forskellige regnskabspakker og valutaer? Enten bliver rapporteringen en stor opgave, eller du vælger et værktøj, der forbinder alt. Det hollandske SaaS scale-up Blue Billywig – med kontorer i Hilversum, Stockholm og Singapore – valgte det sidste. Og BrightAnalytics.

“Blue Billywigs tre kontorer bruger hver deres regnskabspakke,” forklarer Bas de Haan, Finansdirektør. “I Nederlandene bruger vi Exact Online, i Sverige Fortnox og i Singapore Xero. Desuden rapporterer de alle i deres egen valuta. I vores ledelsesrapportering vil vi se alle konsoliderede tal. Vi brugte Visionplanner til dette, hvilket fungerer fint og giver tilstrækkelig indsigt, når det kommer til en rent hollandsk administration. Så snart du arbejder internationalt med forskellige valutaer og regnskabspakker, har du dog brug for en platform, der kan integrere alt dette. Indtil for nylig byggede vi vores kvartalsrapporter i Google Sheets, men vi kom hurtigt bagud. Desuden ønskede vi at skifte til månedlig og – helst – ugentlig eller endda daglig rapportering. Præcis på det tidspunkt kontaktede BrightAnalytics os. Overraskende hvordan sådan noget altid sker på det rigtige tidspunkt.”

Implementering uden indvirkning på forretningen

Et møde blev hurtigt arrangeret til en introduktion, hvorefter Blue Billywigs aktionærer også blev involveret, og en demo blev givet for at demonstrere mulighederne med BrightAnalytics-platformen. “De kontaktede os først, så vi kiggede også på, hvilke andre muligheder vi havde,” fortsætter Bas. “Nogle skulle først bygges manuelt, som Power BI. Men vi overvejede også at skifte til en enkelt regnskabspakke for alle lokationer. Det medførte dog høje implementeringsomkostninger, hvis vi ønskede at tilpasse det til vores behov. Med BrightAnalytics var der også implementeringsomkostninger, men i mellemtiden kunne vi holde vores forretning kørende som normalt. Det kunne vi virkelig godt lide, fordi vores medarbejdere er vant til at arbejde med deres specifikke og velkendte pakker. At skifte til et nyt system er et ret stort skridt. Hos BrightAnalytics var forbindelsen til regnskabspakkerne på vores tre kontorer enten allerede etableret eller de var åbne for at etablere den. Alle kunne fortsætte med at arbejde, mens et værktøj blev implementeret, uden at det påvirkede den igangværende forretning.”

Det gjorde også Bas håbefuld for fremtiden. Trods alt planlægger virksomheden at fortsætte med at vokse. “Vi ved nu, at hvis vi vil åbne et kontor i et andet land, kan vi bare købe en lokal softwarepakke der, fordi den nemt kan forbindes til BrightAnalytics-platformen. Selv hvis API’en ikke er der endnu, kan den realiseres. Jeg kan virkelig godt lide, at de tænker med os,” siger han. “Folkene hos BrightAnalytics har en iværksætterånd: der er altid plads til at diskutere ting og, hvis nødvendigt, udvikle eller redesigne ting.”

Forskellige valutaer konverteret til euro til dagskurs

To uger senere var BrightAnalytics oppe at køre. “Forbindelserne var på plads, budgetterne var integreret, og alt var klar til brug,” siger Bas. “I forhold til implementering tog det meget lidt tid fra vores side at komme i gang. Der var ikke behov for egentlig træning. Vi fik nogle træningssessioner, men det er så intuitivt og indsigtsfuldt, at vi hurtigt fandt ud af, hvordan det fungerer. Vores salgskontakt hos BrightAnalytics introducerede os til vores kontaktpunkt inden for kundesucces, som hurtigt tog fat på vores samarbejde. Hvis der er et mere teknisk problem, får hun de rette folk til at løse problemet. Det er rart at have ét kontaktpunkt, men i sidste ende vil du have tingene løst hurtigt, og så er det ligegyldigt, hvem der gør det, så længe det sker. Vores kontakt hos kundesucces sørger for det.”

Siden da kan tal hos Blue Billywig hentes dagligt, og de forskellige valutaer konverteres også til euro i henhold til dagskursen. “Nu har vi indsigt i de konsoliderede tal på ethvert tidspunkt af dagen,” fortsætter Bas. “Vores aktionærer sætter især pris på det: de skal bare logge ind, indsætte deres udvælgelseskriterier, og de ser, hvad de vil se. Det gør samarbejdet med finans lettere også. Selvfølgelig skal fakturaer indtastes her og der, men på daglig basis er tallene opdaterede. Det bliver virkelig ikke mere præcist end dette. Og samtidig sparer vi en stor mængde manuelt arbejde, mens vi reducerer risikoen for fejl.”

Kontinuerligt overblik over faktiske tal og prognoser

Desuden bruger Blue Billywig også BrightAnalytics til deres budgettering. “Vi plejede at gøre dette i Google Sheets også, men fordi vi lavede manuelle justeringer, var det fejlbehæftet. I dette værktøj kan vi indtaste et årligt budget og lave en rullende prognose på kvartalsbasis. På denne måde er vores prognose og vores faktiske tal altid tilgængelige. Desuden kan du lege med forskellige scenarier og dermed træffe beslutninger lettere.”

Ud over finansiel rapportering ønsker Blue Billywig også at etablere operationel rapportering gennem BrightAnalytics i fremtiden. “Men da vi endnu ikke bruger vores ERP-system til dets fulde potentiale, vil vi vente lidt længere med dette. Desuden kan vi stadig vokse i brugen af BrightAnalytics’ finansielle rapportering ved også at bruge cash flow-modulet, for eksempel. Det er rart, at vi kan opdage platformen trin for trin og ikke behøver at gøre alt på én gang. Vi kan få det grundlæggende på plads først og nemt udvide senere.”