"BrightAnalytics var prikken over i’et i overgangen fra papirbaseret til digital regnskabsføring."

Grundlaget for beslutninger

Opgaven for Dries Holvoet, da han tiltrådte hos De Laet & Van Haver, var at omdanne et papirbaseret regnskabssystem til en hurtig, digital løsning. Virksomheden var vokset fra en lille slagterbutik til meget mere. Med fem virksomheder var tiden inde til automatiseret finansiel og operationel rapportering. Siden da har BrightAnalytics-softwaren dannet grundlaget for strategiske beslutninger.

“Det hele startede med én slagterbutik i Hove,” begynder administrerende direktør Dries Holvoet. “Men over tid voksede vores organisation, og i dag har vi fem selskaber. Fokus for virksomheden har altid været på kød: vi ønskede at tilbyde kvalitetscharcuteri og kødprodukter. Fokus lå ikke på moderne regnskabsføring. Revisoren bearbejdede tallene, men der blev ikke gjort mere med dem; vi var ikke en datadrevet virksomhed.”

Det ændrede sig, da Dries kom om bord. “Jeg blev ansat for at gennemføre en transformation og skifte fra papirregnskab til en hurtig digital løsning, så vi havde et stærkere fundament til at støtte vores vækst. En del af dette var at basere vores beslutninger mere på tal. Jeg søgte et værktøj, der kunne støtte os i dette, og fandt det vigtigt, at vi både kunne analysere og visualisere data. Derudover ønskede jeg at kunne begrænse adgangen til visse data ved at tildele forskellige roller, da ikke alle i organisationen behøver at se alt.” Han sammenlignede to mulige løsninger, herunder BrightAnalytics. “Den behagelige kontakt med BrightAnalytics’ salgsafdeling og det faktum, at vores revisor anbefalede dette værktøj, overbeviste mig. En yderligere fordel var, at BrightAnalytics allerede havde integrationer med vores regnskabspakke.”

Velunderbyggede beslutninger

Tre år efter implementeringen bruges BrightAnalytics nu ofte af forskellige profiler i organisationen. “BrightAnalytics var prikken over i’et i overgangen fra papir til digital regnskabsføring. Det sikrer, at tallene taler til en bredere gruppe af personer, fra operativt personale på fabrikken til ejeren, som regelmæssigt kan konsultere både regnskabstal og operationelle tal. Hvis jeg ser kolleger i det fjerne med en blå skærm, ved jeg, at de arbejder i BrightAnalytics. Vi henviser nu meget oftere til vores tal. For eksempel, når salgsafdelingen mistænker, at et bestemt kundesegment bliver mere vigtigt, har vi refleksen til at slå det op og se, hvilket omsætning dette segment faktisk repræsenterer. I dag er tal ofte et argument i beslutninger, mere end de plejede at være. Og det skyldes BrightAnalytics, som gør dette meget synligt. Derudover tillader systemet forskellige personer at se data gennem forskellige linser. For eksempel er der forskellige roller for nogen i min position, en salgschef eller en butikschef.”

Overvågning af bruttoavance

Det faktum, at der kun er envejs-kommunikation mellem BrightAnalytics og ERP-systemet, motiverer også Dries til at opfordre medarbejderne til virkelig at engagere sig i og udforske mulighederne i BrightAnalytics. “I vores ERP-system er sådanne hændelser sket før,” forklarer han. “En kollega trak engang en statistik, som utilsigtet afskrev aktive data, der stadig skulle sendes til regnskabet. Dette kan ikke ske med BrightAnalytics, fordi det ikke sender noget tilbage til ERP-systemet. Dette gør, at alle føler sig trygge ved at prøve noget nyt i BrightAnalytics eller udføre en søgning. De ved, at de ikke kan gøre noget forkert.”

Dries selv arbejder i systemet cirka tre gange om ugen. “Der går ikke en uge uden, at jeg konsulterer BrightAnalytics, af forskellige årsager. De apps, vi bruger mest, er ledelsesrapportering for finans og Orders vs. Invoices for operationer. Ledelsesrapporteringen præsenterer vigtige tal visuelt på en attraktiv måde. Finansappen gør det muligt for os nøje at overvåge vores bruttoavancer. For eksempel, med de stigende priser for et par år siden, kunne vi tydeligt demonstrere effekten. Derudover tilføjer vi også visse virksomhedsspecifikke indikatorer selv, som gør det muligt at vise flere af vores egne nøgletal.”

Business Case for nye markeder

Derudover bruger Dries og hans kolleger BrightAnalytics til at forberede salgsmøder, planlægning og estimering af produktionsvolumener. “Med få klik kan jeg finde ud af, hvor meget hakket kød der er solgt til bagere til pølsehorn. Det kunne jeg aldrig finde så hurtigt i vores ERP-system. Da dette er muligt med BrightAnalytics, bruger vi aktivt disse funktioner i salg og forecasting. Jeg kan også oprette koder for forskellige kundetyper, hvilket giver mig mulighed for at dykke endnu dybere ned i dataene. Det gode ved dette system er, at det tilbyder flere standardpakker, så vi ikke behøver at genopfinde hjulet hver gang. Orders vs. Invoices er et godt eksempel på dette. Og hvis jeg vil foretage en ændring, kan jeg anmode om det hos kundeserviceafdelingen. BrightAnalytics har investeret kraftigt i dette, og deres service er fremragende i dag. Min kontaktperson er meget proaktiv: fra tid til anden kontakter hun mig for at høre, om der er noget andet, hun kan gøre for mig.”

Takket være BrightAnalytics kan jeg nu også se alle kunde- og leverandørvolumener på tværs af virksomhederne med et enkelt klik. “Dette vedrører forhold, der spænder over vores selskaber. Det er noget, jeg uden tvivl kan håndtere mere effektivt med intercompany-funktionen i BrightAnalytics. Det vil sandsynligvis være vores næste skridt,” afslutter han.