Alle de rapporteringsproblemer, vi havde, er blevet løst ved at forbinde vores regnskabspakke med BrightAnalytics.

Fra arbejdsintensiv til proaktiv rapportering

For Van Wellen Group – som har over 40 virksomheder – var rapportering indtil for nylig noget af en opgave. Forskellige regnskabspakker, mangel på automatiske sammenligninger og sammenhæng med koncerninterne transaktioner og konsolideringer gjorde det til en tidskrævende og intensiv proces for økonomichef Tom Bolsens. Men siden han begyndte at arbejde med BrightAnalytics, hører det fortiden til.

Finansiel rapportering for BrightAnalytics

“Før BrightAnalytics kom, var jeg bagud i stedet for at være proaktiv,” begynder Tom. “Vi har en god og brugervenlig regnskabspakke, men den kommer til kort med hensyn til rapportering, fordi vores gruppe har over 40 virksomheder. Jeg var nødt til at logge ind separat for de fleste af disse virksomheder for at hente tal, og jeg kunne ikke lave automatiske sammenligninger mellem år eller virksomheder. For andre arbejdede vi med eksterne finansielle tjenesteudbydere, som leverede deres tal til mig i ofte forskellige formater. Jeg indtastede alt i Excel, selskab for selskab, og lavede manipulationer der. At det var enormt arbejdskrævende og slet ikke brugervenligt, siger sig selv.” Det faktum, at Van Wellen Group også voksede støt – virksomheden har specialiseret sig i logistikejendomme i havnen i Antwerpen og Grobbendonk samt projektudvikling af boligejendomme – gjorde ikke tingene nemmere. “Der kom jævnligt nye virksomheder og lokaliteter til, hvilket også krævede rapportering. Med henblik på yderligere vækst ønskede vores aktionær desuden at kunne se tallene hurtigere for at kunne træffe beslutninger, likviditetsplaner og fremtidsplaner.”

Forbind med næsten enhver regnskabspakke

Et professionelt rapporteringsværktøj skulle give Tom et hurtigt og præcist indblik i tallene, lette sammenligninger, muliggøre budgetlægning, men også gøre det lettere at spore koncerninterne transaktioner og konsolideringer. “Og hvis det overhovedet var muligt, ville jeg også gerne kunne spore kunder og leverandører,” siger Tom. “Først overvejede vi at udskifte vores regnskabsprogram, men da det i mellemtiden var blevet optimeret, valgte vi en add-on til rapportering. Vores bank havde engang talt med mig om BrightAnalytics. Da jeg skulle til at kontakte dem, ringede de tilfældigvis selv til mig. Demoen overbeviste mig med det samme, og jeg kontaktede ikke andre leverandører igen.” Tre uger senere kunne Tom se de første rapporter i BrightAnalytics. “At forbinde rapporteringsværktøjet med vores regnskabspakke var en leg, eller sådan virkede det i hvert fald for os (griner). Hvad der sker bag kulisserne, ved jeg selvfølgelig ikke. Det faktum, at BrightAnalytics har mere end 100 konnektorer, der gør det muligt at oprette forbindelse til næsten enhver regnskabspakke, var en ekstra fordel for os. Det betyder, at jeg i dag kan se tallene for alle vores virksomheder i én rapport, også dem, hvor en ekstern partner står for bogføringen. På den måde er alle de problemer, vi havde, blevet løst ved at forbinde vores regnskabspakke med BrightAnalytics.”

Ledelsesrapportering og intercompany-matching

Tom bemærker også, hvor let det er at opsætte ledelsesrapportering og opdage transaktioner mellem virksomheder. “BrightAnalytics forbinder tallene, og jeg opsatte selv rapporteringen. Jeg var overrasket over, hvor nemt det gik. Der er alligevel ofte en vis forskel mellem en demo og praksis, men her blev løfterne effektivt indfriet. Det var nok at sætte ledelsesrapporteringen op en gang for alle og at linke kontoplanerne for vores 40 firmaer til den korrekte konto i ledelsesrapporteringen.” “Så sent som i sidste uge overtog vi et andet firma. Jeg underrettede BrightAnalytics, fik intercompany-koden, og næste dag så jeg virksomhedens tal i platformen og kunne integrere dem direkte i vores rapportering. Desuden er det så også meget nemt at lave en sammenligning mellem forskellige virksomheder, regnskabsår, stærkeste afvigelser, …. Kort sagt kan jeg nu analysere vores tal meget bedre og hurtigere og reagere proaktivt. Så den service, jeg får, er også helt i top. Hvis jeg spørger om noget, får jeg svar et par timer senere. Og det er vigtigt for mig.”

Sparet tid

Han siger, at siden han begyndte at arbejde med BrightAnalytics, har han sparet en masse tid, hvilket ikke kun gør afslutningerne hurtigere, men også mere kvalitative. “Takket være intercompany matching kan jeg nemt se, om en transaktion allerede er blevet bogført hos alle de involverede virksomheder. Det vises i en mosaik af fliser for hver virksomhed. Hvis en flise er grøn, er alt i orden. Orange eller rød indikerer et mismatch. På den måde er det blevet meget nemt at sikre, at de interne resultater stemmer overens ved regnskabsafslutningen.” I fremtiden vil Tom også køre driftsrapportering gennem værktøjet. “Jeg kan godt lide at tage det skridt for skridt. Når den almindelige bogføring er på plads, begynder vi at budgettere for alle virksomheder. Derefter følger konsolidering og muligvis likviditetsplanlægning. Det faktum, at værktøjet kan gøre det og vokse med os, beroliger mig.”