"Vi overvejede at bygge noget selv, men indså hurtigt, at hvis vi afsatte kapacitet til det, ville det ske på bekostning af de ressourcer, vi kunne bruge til at forbedre vores egne produkter."

Problemfri finansiel integration i en buy-and-build-strategi

Siden grundlæggelsen har den hollandske virksomhed Spotler udviklet sig fra at være en udbyder af e-mailtjenester til en omnichannel-leverandør af datadrevet marketing automation-software. Takket være en buy-and-build-strategi har organisationen oplevet stærk vækst og samler i dag flere private aktieselskaber (BV’er) på tværs af forskellige lande. Men hvordan sikrer en økonomidirektør, at disse virksomheder integreres problemfrit økonomisk og helst på en effektiv måde? Her kommer BrightAnalytics ind i billedet.

“Når vi opkøber en organisation, er der altid flere skridt, der skal tages for at integrere virksomheden,” begynder CFO Paul Brentjens. “Det gælder både for deres produktportefølje og for integrationen af selve organisationen. For at strømline tingene og med fokus på synergi har vi placeret alle opkøb under én ledelse pr. land på alle de markeder, hvor vi opererer. Efterhånden som vores gruppe voksede, begyndte vi også at styre vores markedsføring, udvikling, økonomi og HR centralt. Som følge heraf har der været en stigende mængde krydsfakturering og transfer pricing mellem virksomhederne og landene. Tidligere kunne vi se på et privat aktieselskab (BV) og nemt se, hvordan det gik, men med alle de koncerninterne transaktioner er det blevet stadig sværere.”

De krav, som Spotlers konsolideringspakke skulle opfylde, blev stadig strengere. “Indtil for et år siden brugte vi stadig et andet værktøj til konsolidering og rapportering,” fortsætter Paul. “Vi havde udviklet en tilgang med denne software, som fungerede rimeligt godt, men den krævede stadig en hel del manuelle trin. Derfor begyndte vi at lede efter en anden løsning. Vi overvejede at bygge noget selv, men indså hurtigt, at hvis vi afsatte kapacitet til det, ville det ske på bekostning af de ressourcer, vi kunne bruge til at forbedre vores egne produkter. Som økonomiafdeling er vi ofte nødt til at kæmpe for den kapacitet. Hvis andre kan gøre det mere effektivt, hvorfor skulle vi så gøre det selv?”

Daglige automatiske opdateringer i stedet for svage i Excel

Da Paul senere stiftede bekendtskab med BrightAnalytics, viste det sig, at softwaren havde flere fordele, som passede Spotler. Virksomheden besluttede at starte med fire forvaltninger for at kunne implementere løsningen i faser. “BrightAnalytics havde mange styrker, men vi ville se, om vi rent faktisk kunne gøre fremskridt på de områder og sikre, at vi ikke mistede for mange andre funktioner,” forklarer Paul. Da alt kørte problemfrit et par uger senere, blev det besluttet at udvide yderligere.

Så hvad var fordelene ved BrightAnalytics for Spotler? “For det første kunne BrightAnalytics nemt og hurtigt forbindes med de forskellige softwarepakker, vi bruger,” svarer Paul. “Til vores centrale kontraktadministration bruger vi Younium, mens vi til den økonomiske administration bruger forskellige værktøjer i hvert land. I Holland bruger vi Yuki, i Storbritannien arbejder vi med Xero, i Sverige bruger vi PE Accounting, og i Tyskland bruger vi Datev. Takket være integrationen mellem BrightAnalytics og alle disse systemer modtager vi nu daglige feeds fra vores administration i stedet for at skulle importere dem ugentligt via Excel. Derudover er brugen af flere valutaer en betydelig fordel for os. Tidligere konverterede vi de britiske tal til euro, hvilket betød, at det britiske team ikke kunne se deres tal i pund. Det kan de med BrightAnalytics.”

En tredje grund til, at Spotler evaluerede BrightAnalytics’ software positivt, er muligheden for at arbejde med flere rapporteringsstrukturer. “Vi har vores traditionelle layout, som f.eks. årsregnskabet, hvor f.eks. personaleomkostninger er grupperet under ‘driftsomkostninger’,” forklarer Paul. “Men i vores funktionelle rapportering – som fokuserer på, hvordan vi styrer forretningen – er personaleomkostningerne opdelt efter afdeling. Som virksomhed følger vi tre hovedindtægtsstrukturer: tilbagevendende indtægter, transaktionsindtægter og serviceindtægter. Vi opdeler også vores omkostninger på samme måde. I den funktionelle rapportering fordeler vi personale, der genererer serviceindtægter, under serviceomkostninger, og personale som f.eks. kundeservicemedarbejdere under tilbagevendende omkostninger. Vi havde også denne funktionelle struktur i vores tidligere værktøj, men vi kunne ikke skifte fra det til det traditionelle layout for at tilpasse det til årsregnskabet. Det kan vi med BrightAnalytics.”

Og så er der konsolideringsappen: “Når vi foretager et opkøb midt i et regnskabsår, er det ikke altid, vi ønsker at inkludere omsætningen i rapporteringen. Men nogle gange gør vi det, f.eks. når vi sammenligner tallene for en bestemt måned med den samme måned fra året før for at vurdere opkøbets bidrag. Det var en udfordring i vores tidligere værktøj: Vi var nødt til at bruge en dummy-administration og alle mulige løsninger, hvorimod denne funktionalitet er let tilgængelig i BrightAnalytics. Endelig kan jeg også bore ned i tallene, mens den visuelle visning forbliver den samme. Det har gjort det lettere for os at analysere uoverensstemmelser.”

Mere tid til det, der virkelig betyder noget

Det er tydeligt, at Spotlers væksthistorie – målet er at foretage et opkøb om året – har spillet en vigtig rolle i beslutningen om at arbejde med BrightAnalytics. Paul fortsætter: “På den ene side er der den lethed og hastighed, hvormed vi kan forbinde en administration, og på den anden side den indsigt, som BrightAnalytics giver os, især i tallene fra før et bestemt opkøb.” Har virksomheden også sparet en masse tid som følge heraf? “Det er svært at sige, da jeg ikke kan sammenligne de to værktøjer direkte i den henseende. Jeg tror, at vi nu bruger mere tid i BrightAnalytics, end vi gjorde i vores tidligere værktøj, men vi bruger vores tid mere meningsfuldt: ved at analysere tallene i stedet for manuelt at indsamle, importere eller eksportere dem,” konkluderer Paul.