Alle de rapporteringsproblemer, vi havde, er blevet løst ved at forbinde vores regnskabspakke med BrightAnalytics.

Fra arbejdskrævende til proaktiv rapportering

For Van Wellen-koncernen – som omfatter mere end 40 virksomheder – var rapportering indtil for nylig en stor opgave. Forskellige regnskabspakker, mangel på automatiske sammenligninger og en sammenhæng med transaktioner og konsolideringer mellem selskaber gjorde det til en tidskrævende og intensiv proces for finanschef Tom Bolsens. Men siden han blev forbundet med BrightAnalytics, er det en saga blot en saga blot.

Finansiel rapportering for BrightAnalytics

“Før BrightAnalytics var jeg mere tilbøjelig til at være bagud end til at være proaktiv,” begynder Tom. “Vi har en god og brugervenlig regnskabspakke, men den er ikke tilstrækkelig god til rapportering, fordi vores koncern har mere end 40 selskaber. Tidligere var jeg nødt til at logge ind separat for de fleste af disse virksomheder for at få tal frem, og jeg kunne ikke foretage automatiske sammenligninger mellem år eller virksomheder. For andre virksomheder arbejdede vi sammen med eksterne finansielle tjenesteudbydere, som gav mig deres tal i ofte forskellige formater. Jeg indtastede alt selskab for selskab i Excel og foretog manipulationer der. Det siger sig selv, at det var ekstremt arbejdskrævende og slet ikke brugervenligt.”

At Van Wellen-koncernen også voksede støt – virksomheden er specialiseret i logistikejendomme i havnen i Antwerpen og Grobbendonk samt i udvikling af boliger – gjorde ikke tingene lettere. “Der kom regelmæssigt nye virksomheder og websteder til, hvilket også krævede rapportering. Med henblik på yderligere vækst ønskede vores aktionær også at kunne se tallene hurtigere for at kunne træffe beslutninger, planlægge likviditet og planlægge fremtiden.”

Tilslut med næsten alle regnskabspakker

Et professionelt rapporteringsværktøj skulle give Tom et hurtigt og præcist indblik i tallene, gøre det nemt at foretage sammenligninger, gøre det muligt at budgettere, men også gøre det lettere at spore transaktioner og konsolideringer mellem selskaberne. “Og hvis jeg kunne, ville jeg også gerne kunne følge op på kunder og leverandører,” siger Tom. “I første omgang overvejede vi at udskifte vores regnskabspakke, men da den i mellemtiden var blevet optimeret, valgte vi et tillægsprogram til rapportering. Vores bank havde engang talt med mig om BrightAnalytics. Da jeg skulle til at kontakte dem, ringede de tilfældigvis selv til mig. Demoen vandt mig med det samme, og jeg har ikke kontaktet andre leverandører siden.”

Tre uger senere kunne Tom se de første rapporter i BrightAnalytics. “Det var en leg at forbinde rapporteringsværktøjet med vores regnskabspakke – sådan virkede det i hvert fald for os (griner). Jeg ved selvfølgelig ikke, hvad der sker bag kulisserne. Det faktum, at BrightAnalytics har mere end 100 konnektorer, der gør det muligt at forbinde det med stort set alle regnskabspakker, var en ekstra bonus for os. Som følge heraf kan jeg nu se tallene fra alle vores virksomheder i en enkelt rapport, også dem, hvor en ekstern partner står for bogføringen. I den forstand er alle de problemer, vi havde, blevet løst ved at forbinde vores regnskabspakke med BrightAnalytics.”

Ledelsesrapportering og afstemning mellem selskaber

Tom er også imponeret over den lethed, hvormed ledelsesrapportering kan oprettes og transaktioner mellem selskaber kan spores. “BrightAnalytics forbinder tallene, og jeg opretter selv rapporteringen. Jeg var overrasket over, hvor gnidningsløst det gik. Ofte er der en vis forskel mellem en demo og praksis, men her blev løfterne effektivt indfriet. Det var nok at finjustere ledelsesrapporteringen en enkelt gang og at knytte kontoplanerne for vores 40 firmaer til den korrekte konto for ledelsesrapportering.”

“Så sent som i sidste uge købte vi en anden virksomhed. Jeg informerede BrightAnalytics, modtog intercompany-koden, og næste dag så jeg virksomhedens tal i platformen og kunne integrere dem direkte i vores rapportering. Det er også meget nemt at lave en sammenligning mellem de forskellige virksomheder, regnskabsår, stærkeste afvigelser, …. Kort sagt kan jeg nu analysere vores tal meget bedre og hurtigere og reagere proaktivt. Den service, jeg modtager, er også helt i top. Hvis jeg spørger om noget, får jeg et svar et par timer senere. Og det er vigtigt for mig.”

Tidsgevinst

Han siger, at han siden starten af samarbejdet med BrightAnalytics har vundet en masse tid, så afslutningerne ikke kun bliver afsluttet hurtigere, men også af højere kvalitet. “Takket være intercompany matching kan jeg nemt se, om en transaktion allerede er blevet bogført i alle de involverede virksomheder. Dette vises i en mosaik med fliser for hvert enkelt selskab. Hvis en flise er grøn, er alt i orden. Orange eller rødt indikerer et mismatch. På denne måde er det blevet meget nemt at sikre, at ydelserne mellem selskaberne stemmer overens ved en afslutning.”

I fremtiden ønsker Tom også at bruge værktøjet til driftsrapportering. “Jeg kan godt lide at tage tingene et skridt ad gangen. Når det almindelige bogholderi er i orden, begynder vi med budgetteringen af alle selskaberne. Herefter følger konsolideringen og eventuelt en likviditetsplanlægning. Det beroliger mig, at værktøjet kan klare det og vokse med os.”