"Takket være Health Check-advarslerne hver morgen ved vi, hvornår der er behov for en kort opdatering. Det giver os ro i sindet: Vi kan altid stole på tallene."

Ud af Excel, ind i effektivitet

Da det danske håndværksbryggeri To Øl først investerede i et værktøj til økonomisk rapportering, levede det i sidste ende ikke op til kravene. Softwaren blev hurtigt lagt til side, og virksomheden vendte tilbage til … de velkendte Excel-regneark. Men med fem virksomheder og mange interne transaktioner var det ikke længere holdbart. Siden oktober 2022 har de brugt BrightAnalytics. Det har gjort en verden til forskel, viser det sig.

Allerede før James Parsons, Head of Finance, kom til To Øl, var virksomheden på udkig efter software til finansiel rapportering. “Da vores virksomhed i alt har fem datterselskaber, havde vi brug for et værktøj, der gjorde det muligt for os at eliminere koncerninterne transaktioner,” begynder James. “Der er en masse salg, der går frem og tilbage mellem vores produktion i Svinninge og vores bryggeribar i København. Derudover budgetterer vi mere detaljeret end nogensinde før. Derfor ledte vi også efter en løsning, der muliggjorde månedlige sammenligninger mellem budget og virkelighed på et cost center-niveau.“

Tidligere blev dette arbejde udført via Excel-regneark, hvilket ikke kun tog meget tid, men også øgede risikoen for fejl. “Når man f.eks. oprettede en ny konto, skulle man huske at tilføje den manuelt til Excel-skabelonen,” forklarer James. “Der var ingen notifikation, der mindede dig om det, så det blev nogle gange glemt, og det tog tid at finde ud af, hvorfor visse ting ikke stemte.”

Efter råd fra eksterne konsulenter endte To Øl i første omgang med et andet rapporteringssystem end BrightAnalytics, men det opfyldte ikke deres behov, ifølge James. “Vi var langt fra imponerede over brugervenligheden i det system, og funktionerne var mangelfulde. Det betød, at vi næsten ikke brugte værktøjet og hurtigt vendte tilbage til manuelle Excel-ark, der krævede månedlige opdateringer og manuel eliminering af koncerninterne transaktioner, ark for ark, for fem virksomheder. Det var en utrolig tidskrævende opgave.”

En nem beslutning

James’ første opgave i virksomheden var at finde en bedre løsning. “Vores økonomidirektør kendte allerede BrightAnalytics: Han var stødt på det et par år tidligere. Og han bad mig om at sammenligne det med et par andre udbydere. Jeg lavede noget research og ringede rundt, men det blev hurtigt tydeligt, at der altid var en grund til, at de andre værktøjer ikke helt passede til vores behov. Med ét kunne vi ikke eliminere koncerninterne transaktioner tilstrækkeligt, og med et andet var der ingen integration med SAP. Det sidste var afgørende for os, fordi vi ønskede at have indsigt i omsætningsudviklingen på ethvert givent tidspunkt. Desuden var disse værktøjer ofte dyrere, mens BrightAnalytics tilbyder ekstra funktionalitet til en konkurrencedygtig pris.”

For To Øl var det en god tilføjelse, at de kunne budgettere og lave en budget-til-faktisk gennemgang i BrightAnalytics. “Vi brugte SAP’s budgetmodul til dette, men det var ikke brugervenligt for os,” siger James. “Vi ønskede at budgettere på månedsbasis og på costcenter-niveau. BrightAnalytics kunne gøre dette, og det var et aktiv for os. Alt i alt var det en meget nem beslutning.”

Tillid til tallene

Kontrakten med BrightAnalytics blev underskrevet i oktober 2022, og en måned senere var alt allerede oppe at køre. I mellemtiden bruger To Øl platformen til finansiel analyse og rapportering, budgettering, koncerninterne elimineringer og gennemgang af cost centre filtreret efter cost center. De sætter pris på, at de i den finansielle rapportering kan indstille forskellige nøgletal. Derudover har de dashboards, der giver indsigt i lagerbeholdning, salg, udestående fakturaer og cash conversion-cyklus. Men generelt er de begejstrede for hele systemet: “Det er et meget brugervenligt og nyttigt værktøj med et interface, der er meget mere visuelt tiltalende end 80’er-looket i SAP,” fortsætter James. “Takket være Health Check-advarslerne hver morgen ved vi, hvornår der er behov for en kortopdatering. Det giver os ro i sindet: Vi kan altid stole på tallene.”

Hurtigt oppe at køre

De ti til femten cost-center-ejere hos To Øl, som hver især er ansvarlige for deres budget, har direkte adgang til systemet, så de kan overvåge og sammenligne tallene med deres budgetter på månedsbasis. “Det omfatter personer fra marketing, salg og endda vores bryggere. De er ikke vant til at arbejde med økonomi- og konsolideringssystemer, men de kan nemt navigere rundt i softwaren og hurtigt tilpasse sig den. Med blot et enkelt klik kan de også se transaktionsdetaljer, hvilket gør det meget praktisk at foretage gennemgange. De bruger typisk værktøjet mod slutningen af hver måned og hvert kvartal, mens vores konomi kolleger arbejder med det til daglig.”

Endelig nævner James det fremragende samarbejde og den gode service: “Vores account manager er vores første kontaktpunkt og svarer altid hurtigt. Mere tekniske spørgsmål bliver sendt videre til en teknisk ekspert, som også giver hurtige svar. Der har aldrig været et spørgsmål eller problem, som ikke er blevet løst hurtigt og dygtigt,” slutter James.