Nu er jeg sikker på, at alle deltagere i et møde har de samme tal foran sig og bruger de samme definitioner.

1 virksomhed, 100 ansatte, 1 sandhed

Når en virksomhed beslutter sig for at ændre sin strategiske kurs, har det konsekvenser for dens aktiviteter. Dette var også tilfældet for den vestflanderske Huyzentruyt Group: Siden 2018 har virksomheden udelukkende fokuseret på projektudvikling og ikke længere på kontraktindgåelse. De mente, at det var en glimrende mulighed for straks at revidere hele deres arbejdsmetode og give grønt lys for udviklingen af et godt værktøj til finansiel og operationel rapportering.

“Siden 2018 har vores mission været at bygge boliger til overkommelige priser på vores egen grund til både investorer og ejere,” begynder CFO Willem Declercq begejstret. “Vi ønsker at gøre byggeprocessen så enkel som muligt for vores kunder. Vi ønsker også at give dem meget værdi for pengene. Til det formål har vi gjort vores projekttilgang ekstremt effektiv. Vores kunder vælger f.eks. alle materialer til deres nye hjem ét sted – i vores helt nye showroom i de gamle fabriksbygninger – og vi bygger alle boligerne i et givent projekt på én gang, uanset om de er blevet solgt endnu eller ej.”

Operational excellence først

Men effektivitet har også været en topprioritet i den videre drift af forretningen siden 2018. Ikke i det mindste, når det drejer sig om rapportering, lader det til. “Tidligere var der ikke kun meget lidt rapportering, men den blev også udført helt manuelt,” fortsætter Willem. “med alle de ulemper, der er forbundet hermed: Rapporteringen blev foretaget sent, så der var ikke tid til at gennemgå tallene. Hvis man så en forkert post, var det næsten umuligt at justere den i den løbende indberetning. Desuden modtog vi rapporterne på papir: det var kun muligt hurtigt at filtrere visse oplysninger fra ved hjælp af den fluorescerende pen. Desuden havde hver afdeling sin egen sandhed, fordi hver afdeling brugte en anden måde at rapportere på, og hver afdeling havde derfor sin egen sandhed.”

For at opnå operationel ekspertise var det nødvendigt at ændre dette. “Vi begyndte at lede efter et godt rapporteringsværktøj. Den skulle være intuitiv og brugervenlig og have et godt udseende og en god fornemmelse. Bag kulissernekan tallene være komplekse, men brugeren skal ikke kunne se det på skærmen. Vi ville også gerne have, at man skulle kunne klikke sig videre til detaljerne. Og da hver afdeling havde sin egen rapportering – og software – på det tidspunkt, følte vi også, at det var vigtigt, at værktøjet kunne knyttes til alle disse programmer.”

Oversættelse af kompleksitet til brugervenlighed

Huyzentruyt Group kontaktede oprindeligt seks leverandører, men valgte hurtigt at indgå et partnerskab med BrightAnalytics og VGD, siger økonomichef Dimka Buyse. “Vi faldt straks for BrightAnalytics’ brugervenlighed og look & feel. Desuden kunne værktøjet ikke kun forbindes med vores andre softwareprogrammer som Excel og Centric, men også med ting, vi selv har udviklet. Vi fandt også ud af, at meget af det, vi havde brug for, allerede var der som standard. Men fordi vores forretning er så specifik, og vores lagerregnskab er komplekst, kunne vi ikke bare trække dataene ud af hovedbøgerne til realtidsrapportering. Det er derfor, BrightAnalytics bragte deres partner VGD med til bordet: de byggede bro mellem finansfolk som os og BrightAnalytics’ it-talenter.

I samarbejde med Horsum fastlagde vi, hvilke rapporter der var behov for. Derfor hjalp VGD os med at få de nødvendige data fra vores systemer til at udarbejde disse rapporter. Dermed udfordrede de os til at gå lidt dybere ned i dybden. Sammen har vi omsat kompleksiteten i vores aktiviteter til brugervenlig rapportering i BrightAnalytics. Inden for den fastsatte tid og inden for vores budget. Vi ved, at dette ikke altid er en selvfølge, når det drejer sig om software. En stærk tandem!”

En sandhed

I mellemtiden er der ikke kun blevet gennemført finansiel rapportering, men også operationel rapportering og et dashboard med KPI’er. “Er vi tilfredse? Det kan du bande på!”, griner Dimka. “Ikke alene er than tal, men de er også blevet gennemsigtige. Den tid, vi plejede at bruge på at lave rapporter, er nu blevet brugt til at dykke dybere ned i tallene. Vi kan analysere i realtid, justere de ting, der ikke er rigtige, og se resultatet af justeringen med et enkelt museklik. Fordi der er indbygget kontrol, kan vi også være sikre på, at dataene er korrekte.”

Willem tilføjer, at den begrænsede fleksibilitet for slutbrugeren – ledelse og medarbejdere – er et vigtigt ekstra aktiv for ham. “Vi ønskede én standardrapporteringsmetode for alle. Hvis systemet giver slutbrugeren for stor fleksibilitet, vil du i det lange løb ende med alle mulige forskellige rapporteringsmetoder, og alle taler deres egen sandhed igen. Jeg foretrækker at lytte meget nøje til, hvad de forskellige afdelinger har brug for, så jeg kan give dem en rapport, der fungerer. På den måde er jeg sikker på, at alle deltagere i et møde har de samme tal foran sig og har brugt de samme definitioner for dem.”

Venter utålmodigt på mere

Det bør ikke komme som nogen overraskelse, at Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics og VGD i øjeblikket arbejder hårdt på yderligere rapporter. “Både ledelsen og vores medarbejdere ønsker kun mere og venter utålmodigt på yderligere rapporter. Dimka kan knap nok følge med efterspørgslen. Derfor skal vi endda snart ansætte endnu en controller!” Sammen med Dimka og Willem vil de fokusere på udviklingen af et projektrapporteringssystem. “Vi plejede at opsummere, hvad vi tjente om året på tværs af alle projekter. Men projektudviklere ønsker at kunne se tallene for hvert enkelt projekt og over årene. Det er muligt nu. Der vil også være en rapport om likviditetsstyring, en rapport om budgettering og en anden om projekter, der stadig er under udvikling. Så vi vil have travlt et stykke tid endnu”, griner Willem.