Den tid, som vi tidligere brugte på at udarbejde tallene, går nu til analyse og kontrol.

Alle relevante tal på et overblik

Nogle gange er virksomheder ikke så meget på udkig efter et værktøj til finansiel rapportering, når de henvender sig til BrightAnalytics, men efter en mere effektiv tilgang til deres operationelle rapportering. Det samme gælder den vestflanderske specialist i svinekød Belgian Pork Group (Westvlees). Alligevel valgte virksomheden til sidst at vælge os til – du gættede det – deres regnskabsrapportering.

“I de seneste år er Belgian Pork Group vokset kraftigt, bl.a. på grund af en række opkøb”, begynder Tine Forret, der er ansvarlig for regnskab og skat. “Vi var allerede nået til det punkt, hvor alle vores virksomheder arbejdede med den samme regnskabspakke, men Til operationel rapportering brugte vi stadig Excel. Det tog os derfor lang tid at udarbejde tallene. Hvis et enkelt tal skulle justeres, ville det desuden få store konsekvenser. Så vi begyndte at lede efter et værktøj, hvor vi kunne se både den overordnede rapportering og de små detaljer.”

Leveres klar til brug

Belgian Pork Group ønskede ikke blot at kunne sammenligne budgettering med de faktiske tal, men også at kunne administrere deres såkaldte “interne ugentlige regnskaber”. Controller Joeri Vandewaetere forklarer:“Fordi svineprisen svinger fra uge til uge, ønsker vi at overvåge vores resultater på ugentlig basis. Derfor fakturerer vi vores salg hver uge og foretager en hensættelse til vores indkøb på grundlag af de fakturaer, vi modtager. Vi lægger de forskellige ugentlige regnskaber sammen til et månedligt regnskab, som vi sammenligner med de afsluttende regnskaber. Indtil for nylig blev alt dette gjort i Excel.”

Til sidst viste CFO’en for den belgiske svinekødskoncern Tine og Joeri vejen til BrightAnalytics. Han var blevet præsenteret for managementrapporteringssoftwaren ved et arrangement og var straks begejstret. “Da BrightAnalytics kom og præsenterede sig for os kort tid efter, fandt vi ud af, at deres løsning var meget mere regnskabsorienteret, end vi oprindeligt troede,” fortsætter Tine. “Ved nærmere eftersyn viste det sig, at vi kunne bruge softwaren til netop dette formål. Desuden kunne vores ugentlige rapportering gengives i det på en tilpasset måde, hvilket ville gøre arbejdet meget lettere for os, da det var alt for komplekst i Excel.”

Ikke meget senere kunne den belgiske svinekødsgruppe gå i gang med arbejdet. “BrightAnalytics-folkene besøgte os én gang for at lære os at kende, anden gang for at drøfte præcis, hvad vi ønskede, og ca. en måned senere blev løsningen leveret klar til brug. Det betød, at den finansielle platform var operationel fra dag ét,” siger Joeri. “Og den er helt tilpasset vores behov, både hvad angår struktur og visuelt aspekt. Vi kan nu se de samlede tal samt tallene pr. virksomhed, pr. omkostningstype eller pr. afdeling. Selv ned på fakturaniveau. Vores ugentlige rapportering er skrevet på forhånd af systemet og viser os alt, hvad vi ønsker at se, med et enkelt blik.”

Mere tid til overvågning og analyse

Det siger sig selv, at det er en stor tidsbesparelse. “Den tid, vi tidligere brugte på at udarbejde tallene, bruger vi nu til effektivt at kontrollere det analytiske regnskab”, siger Tine. “Desuden kan de forskellige ansvarlige nu selv klikke sig ind på detaljerne, hvilket ikke blot giver dem mulighed for at forberede møderne bedre, men også for at foretage deres egne analyser. Vi synes også, at graferne og dashboards er nyttige. I fremtiden vil vi gerne tilpasse den til brugeren. Fordi en administrerende direktør og en økonomidirektør naturligvis ønsker at se forskellige data. Heldigvis tager BrightAnalytics’ folk fat i vores spørgsmål med det samme: Vi får svar samme dag og ofte endda allerede en løsning.”

Selv om værktøjet har været implementeret i den belgiske svinekødskoncern siden begyndelsen af 2020, oplyser virksomheden selv, at de stadig er i gang med at udrulle BrightAnalytics yderligere i virksomheden. “Ud over vores CEO og CFO bruger også regnskab og controlling platformen”, siger Tine. “Siden for nylig har produktionslederne også haft adgang. De beder allerede nu om at se vedligeholdelsesomkostningerne også. Desuden opdager vi stadig nye rapporteringsmuligheder hver dag. Så vi har bestemt endnu ikke udnyttet alle mulighederne i værktøjet, og vi ønsker at få endnu mere ud af det i fremtiden, end vi allerede gør.”

Spidsen af den belgiske svinekødsgruppe for alle, der overvejer et lignende projekt:

“God forberedelse er nøglen: Tænk på forhånd over, hvilken rapport der vil gøre dit arbejde lettere og mere effektivt. Og kortlæg allerede nu, hvilke oplysninger BrightAnalytics skal bruge for at realisere dette. Det vil gøre den efterfølgende implementering endnu mere smidig.”