Med et par klik bliver vores finansielle resultat konverteret til en operationel ejendomsrapport.

Projekt, fast ejendom og finansiel rapportering i én og samme enhed

Rapportering på årsbasis: for bygherre og investor Alides er det ikke tilstrækkeligt. Ud over de årlige tal ønsker de også at kunne følge resultaterne pr. projekt og pr. bygning. Indtil for nylig nøjedes de med deres to regnskabspakker og en håndfuld Excel-ark. Men da virksomheden begyndte at vokse kraftigt, blev efterspørgslen efter en effektiv rapporteringsløsning større end nogensinde før.

“Få klarhed i tallene. Det var vores største behov, da vi ledte efter et værktøj til finansiel rapportering”, begynder Thomas De Moor, financial controller. “Fordi vi både er investor og udvikler, arbejder vi med to regnskabspakker, som udvikler sig i forskellige hastigheder. Desuden består Alides af ca. 25 virksomheder. Indtil for nylig brugte vi primært Excel til rapportering. Oplysninger fra de to regnskabspakker blev fulgt op i separate ark. Der var næppe et samlet overblik, bortset fra en stor konsolideringsøvelse om året. Det måtte ændres: Vi ønskede at få tallene hurtigt til rådighed. På råd fra vores it-leverandør kontaktede vi BrightAnalytics, og efter en demo af værktøjet besluttede vi os straks for at gå efter det.”

Operationel ejendomsindberetning

I dag udarbejder BrightAnalytics ikke kun en finansiel rapport med årsresultater pr. virksomhed, men også en ejendomsrapport pr. bygning og en projektrapport. “Sidstnævnte hjælper os med at følge budgettet for nye udviklinger”, fortsætter Thomas. “Et udviklingsprojekt involverer ofte flere virksomheder, og der går normalt flere år, før det kan gennemføres. Alides er vokset enormt i den seneste tid, og vi fortsætter med at vokse. Derfor er en god og effektiv projektovervågning blevet afgørende. BrightAnalytics giver os indsigt i resultater og budgetter pr. år, men også i projektbudgetter, hvor vi giver lidt slip på tidsbegrebet. Med få klik kan vores finansielle resultater konverteres til operationel ejendomsrapportering med få klik.”

Tidsgevinst pr. kvartal

Den største merværdi ved BrightAnalytics er ifølge Thomas og hans kollega Liselot Van Campe (også financial controller), at alle disse oplysninger er tilgængelige på en enkelt platform. ” Vi kan se og overvåge alle udviklingsselskaber og alle driftsselskaber på ét sted, “ forklarer Liselot. “Og vi kan gøre det på et mere detaljeret niveau end tidligere. Derfor bruger vi meget mindre tid på at udarbejde tal, og vi har meget mere tid til at analysere dem. Pr. kvartal svarer det til et antal dage sparet tid, for ikke at nævne den meget lavere risiko for fejl. I dag flyder oplysningerne ud af systemet. Så snart bookingen er foretaget, kan man se den i rapporteringen. Før måtte vi vente op til ti minutter, før projektrapporten blev udarbejdet, mens den nu er på skærmen på brøkdelen af et sekund.”

Tilsluttes til enhver regnskabspakke

I takt med virksomhedens vækst tilføjer Alides regelmæssigt nye virksomheder, mens andre forsvinder. Hvordan passer det sammen med BrightAnalytics? “På et sådant tidspunkt er det nødvendigt med en kort intervention fra BrightAnalytics”, siger Thomas. “Det er dog altid gået meget gnidningsløst. Den store fordel er, at de kan kobles sammen med mange systemer meget hurtigt. Vi arbejder f.eks. på den ene side med det cloud-baserede Business Central og på den anden side med Netika, som ikke kører i skyen. To helt forskellige pakker, og alligevel formår BrightAnalytics at fange alle disse oplysninger i et enkelt billede.”

Også for it-analfabeter

Da der anvendes et fast mønster for rapportering, er der desuden ensartethed i den måde, hvorpå virksomheden behandler tallene. “Som finanschef giver specifikke adgangsrettigheder dig kontrol over, hvem der kan se hvilke tal. Desuden kan disse brugere konsultere, men ikke ændre. Excel har ikke den fleksibilitet, som Excel giver dig, når du selv skal ændre felter eller formler, og det er en fordel. IT-analfabeter kan også hurtigt komme i gang med værktøjet”, siger Liselot.

Stærk kundeservice

I mellemtiden opdager virksomheden efterhånden alle mulige andre rapporteringsmuligheder. “Vi havde planlagt meget på forhånd, men nu hvor vi arbejder i den nye pakke, opdager vi, hvad der ellers er muligt. Vores ledelse og bestyrelse beder i stigende grad om tal, og de vil have dem hurtigere. Hvis vi ikke umiddelbart ved, hvordan vi skal gribe noget an, sætter BrightAnalytics sig ved tegnebrættet og foreslår, hvordan vi kan løse det. Det er fantastisk: De tænker sammen med os,” siger Thomas.

Thomas og Liselot synes, at samarbejdet går godt.“De er meget hurtige til at svare, og vi kan altid få fat i nogen. Hvis vores kontaktperson ikke kan hjælpe os, får vi at vide, at de vender tilbage til os – og det gør de også effektivt. Det er ikke en situation, hvor man tager et tal og så bare skal vente og se, hvilket er almindeligt inden for IT. De ved, hvad de vil, hvad de kan gøre, de kommunikerer meget åbent om det og er altid villige til at tænke med. Det er en stor styrke. Og det er ikke sådan, at deres konto begynder at køre, hver gang jeg tager telefonen. Der er ikke tale om en timeløn. Gudskelov for det.”