Konsolidering på månedlig basis? Det er muligt!

Mod en ensartet, pålidelig og hurtig regnskabsaflæggelse

“På grund af vores fortsatte vækst var visse systemer ikke længere tilstrækkelige til en organisation af vores størrelse,” forklarer Walter Deprins, Group CFO hos Vivaldis. “På grund af de forskellige nye selskaber og holdingselskaber i vores koncern blev den finansielle del mere kompleks med forskellige regnskabspakker, nye systemer og gamle systemer. Derfor blev BrightAnalytics hurtigt valgt til at konvertere de finansielle og operationelle data fra disse forskellige systemer til pålidelig rapportering på en automatiseret og ensartet måde.”

Professionaliseringen af finansafdelingen gik endnu videre. Indtil for nylig har Vivaldis outsourcet konsolideringen af tallene til en ekstern organisation. Da dette er en arbejdskrævende øvelse, blev konsolideringen kun foretaget en gang om året. Alt for lidt til at kunne skifte hurtigt og træffe beslutninger. Vivaldis ønskede mere ejerskab over disse finansielle processer.

VGD som en erfaren partner

“Vi var på udkig efter en partner med grundig finansiel og strukturel viden”, fortsætter Walter Deprins. “En partner, der talte vores sprog og havde erfaring med ledelse og lovpligtig rapportering. BrightAnalytics anbefalede VGD.”

Philippe Van den Bossche, CFO Services Manager hos VGD: “Vivaldis ønskede at konsolidere på månedlig basis. Derfor var vi nødt til at finde en måde at automatisere og fremskynde disse konsolideringer på. Især for elimineringerne mellem selskaberne, som er den mest arbejdskrævende del, var det vigtigt, at rapporteringen blev hurtigere. Sammen med Vivaldis udarbejdede vi automatiseringen og forfinede rapporterne. På denne måde kan de nu analysere og fortolke tallene hurtigere.”

Opbygning af de rigtige måleværktøjer til strategiske beslutninger

Disse månedlige konsolideringer gav anledning til yderligere krav om et klart og ensartet overblik over Vivaldis-koncernens cash flow.

Walter Deprins: “I vores sektor skal man være i stand til at forudsige godt. Interimsektoren er altid en af de første til at mærke tendenserne på markedet. Positive tendenser, men også negative tendenser. Derfor har vi brug for gode måleinstrumenter for at kunne træffe vigtige strategiske beslutninger om f.eks. investeringer. I en moden organisation som vores er vi virkelig nødt til at være på forkant med udviklingen. Takket være en likviditetsprognose, der leveres hurtigt og pålideligt, kan vi gøre det.”

Startskuddet til yderligere optimering

Den månedlige konsolidering fik Vivaldis til også at gennemgå andre forretningsprocesser. “Nogle gange er dit arbejde 70 % færdigt, men for de næste 30 % skal du sætte spørgsmålstegn ved de tidligere processer og se, om de kan forbedres”, forklarer Walter Deprins.

Philippe Van den Bossche: “Vi arbejdede tæt sammen med Walter og hans kolleger. Det gav os mulighed for hurtigt at gennemføre forbedringer og opnå hurtige gevinster i visse processer. De grundlæggende spørgsmål, vi stillede os selv, var altid de samme: “Hvilke oplysninger kan aktionærerne og ledelsen bruge til at vurdere Vivaldis’ strategi og resultater? Og hvad er den mest effektive måde at få disse oplysninger på?””

“VGD’s erfaring på dette område var et af de mest afgørende elementer i samarbejdet for os”, slutter Walter Deprins. “Philippe og hans team tænkte med os og stillede de rigtige spørgsmål til os. Takket være deres vejledning var vi i stand til at bevæge os meget hurtigt og udarbejde handlingsplaner.”

Kilde: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/snelle-efficiente-financiele-rapportering-bij-vivaldis-interim, 22. oktober 2019